4 tips wanneer je contactpersoon steeds wisselt

Je bent binnen bij een organisatie. Regelmatig ga je voor ze aan de slag. Je bouwt een goede verstandhouding op met je contactpersoon, die de schakel vormt tussen het gehele bedrijf van tig werknemers aan de ene kant en jou in je uppie aan de andere kant.

En dan ineens verdwijnt jouw contactpersoon uit beeld. Ze heeft een andere functie, gaat op wereldreis of voegt zich bij het groeiende leger zelfstandigen.

Wat nu?

Niet alleen moet je nu een nieuwe verstandhouding opbouwen met een nieuwe contactpersoon, vaak ook moet je bovendien je voorwaarden en tarieven opnieuw bevechten. Áls het bedrijf je al inhuurt nu er een andere medewerker op die ene plek zit.

Hoe kun je goed omgaan met de realiteit van wisselende contactpersonen?

Tip 1: bekijk elke (terugkerende) opdracht als een project

Laat af en toe langs je neus weg vallen dat je de week erop bezig bent voor andere klanten. Herinner je contactpersoon vriendelijk aan beloofde opdrachten die op zich laten wachten. Geef aan in het kennismakingsgesprek, in e-mails of in offertes dat jouw deadline verschuift als beloofde benodigde informatie van de organisatie niet voor of op de beloofde dag binnen is.

Het is fantastisch als je een vaste, terugkerende klus kunt bemachtigen, maar pas op dat de klant je niet als volkomen vanzelfsprekend gaat beschouwen. Als een werknemer die 24/7 voor hem klaar staat, en dat zonder die vervelende bijkomstigheden als voor je zorgen als je ziek wordt en bijdragen aan je pensioen en meer.

Andersom geldt hetzelfde: beschouw je klant niet als vanzelfsprekend, zie zijn opdrachten als projecten. Als zelfstandig professional weet je natuurlijk dat je het ondernemersrisico loopt dat klanten je op een dag niet meer inschakelen. Zo’n dag komt zelfs voor je allertrouwste, vaste klant van wie je nu al jaren wekelijks of maandelijks werk krijgt. En dan is het gewoon einde verhaal. 

Tip 2: onderhoud je netwerk

Wat gebeurt er met je als je vaste klant wegvalt? Heb je dan zo weer ergens anders klanten versierd? Of moet je dan eigenlijk als de sodemieter onbekenden gaan bellen (= koude acquisitie) om ergens voet tussen de deur te krijgen?

Maak tijd vrij voor het regelmatig leren kennen van nieuwe mensen en het spreken van bekenden binnen jouw doelgroep of specialisatie. Je denkt misschien dat je nu op rozen zit maar geen situatie blijft ongewijzigd.

Tip 3: onderhoud ook je netwerk bij je klant

Kies voor een actie die bij je past. Vraag bijvoorbeeld of je mee mag tijdens het personeelsuitje. Kom naar de kerstborrel. Of, als je nu juist voor jezelf bent gaan werken om dit uit alle macht te vermijden, zoek werknemers op LinkedIn of ander social medium op en stel jezelf voor.

Doe je niet aan sociale media? Abonneer je op de nieuwsbrief. Of vraag of je een abonnement mag op het interne personeelsblad/externe relatiemagazine. Zo hoor (lees) je nog eens wat.

Een van mijn eigen klanten houdt regelmatig open huis: dan ga ik altijd even langs om hallo te roepen. Elke actie is goed, zolang ook voor jou de organisatie maar begint te bestaan uit meer dan je contactpersoon alleen.

Tip 4: volg je contactpersoon

Kun je goed overweg met je contactpersoon? Neemt die een andere baan aan, dan hoeft dit niet het einde van jullie werkrelatie te zijn. Misschien krijgt je contactpersoon nu of later de kans jou in haar nieuwe bedrijf naar voren te schuiven. En gaat je contactpersoon iets to-táál anders doen? Dan kun jij beter inschatten dan ik hoeveel energie je nog in contact kunt of wilt steken.

Werk je veel met vaste contactpersonen?

Lees dan ook even dit blog: Hoe weet je welke marketing werkt voor jou?

Ik werkte dit blog bij op 5 juli 2022. Ik plaatste het in november 2010.
Nooit meer tips missen? Ontvang mijn nieuwsbrief.