Als je doorlopend tijd of werk tekort komt

Nadat ik schreef over hoe je productiever kunt zijn zonder discipline, vroeg een lezer: en hoe prioriteer je dan?

Hoe krijg je de juiste dingen gedaan als je ondertussen ook nog allerlei branden moet blussen? Als je met je vader naar het ziekenhuis moet? Of als met je kind wat aan de hand is?

Hoe kun je productiever zijn als je gestoord wordt van hoe vaak je wordt gestóórd?!

Ondernemen, je wilt het liefst dat het zo gaat: dat je doorlopend werk hebt

Passend bij jou en je focus. Werk dat je naar waarde betaald krijgt, zodat je er goed van kunt bestaan. Werk waarmee je als het even kan wat opbouwt. Dat ondernemen, nou ja, vanzélf gaat.

Dus niet steeds ondernemen als in een stop-motion film:

gestrest of geestdriftig naar werk zoeken ...
keihard werken ...
in een leeg gat vallen ...
gestrest of geestdriftig naar werk zoeken.

Ondertussen wil je ook gaan voor de prijs van Ouder van het Jaar / je vrienden niet verwaarlozen / af en toe Cultureel of Interessant Doen en dus naar een eh … masterclass ‘Sushi maken’ en daarna in één ruk door naar je hardloopwedstrijd / je favoriete serie bingewatchen / en oh ja iets met seks ofzo.

Hoe dan?!

1.     Plan je vrije tijd

Doe dit voor een heel jaar.

Regelmatig heb ik tussen kerst en oud en nieuw ‘gewerkt’. Het staat expres tussen aanhalingstekens: er komt op die dagen bij mij niet iets van betekenis uit handen. Ik ga meer achter mijn laptop zitten uit een soort, weet ik veel, calvinistisch idee van altijd ZinVol bezig moeten zijn (dat krijg je met zo’n bedrijfsnaam) .

Maar sinds ik in mijn agenda zet dat ik die week vrij ben, komt er rust over me heen. Ik moet niks. Ik hoef niks. Juist daardoor ben ik tijdens werkweken een stuk productiever.

Je hebt vrije tijd nódig. Bewust geplande vrije tijd. 

Hoe tegennatuurlijk dit ook klinkt: je vrije tijd plannen komt vóór het plannen van je werk. Pas wanneer je weet wanneer je echt vrij wilt zijn, wat je nodig hebt om gezond en wel te kunnen blijven functioneren, weet je hoeveel werk je wanneer aan kan.

2. Zet je telefoon uit

E-mail. Facebook. WhatsApp. Instagram. Voortdurend willen weten of er berichten zijn. Het zuigt energie. En het kost je stiekem zeeën van tijd, want steeds als je de verleiding niet kon weerstaan en toch even berichten checkte, heb je minuten nodig om je weer te kunnen concentreren op het werk dat je aan het doen was.

Zet je telefoon af en toe een paar uur uit. Niet op ‘stil’ of ‘offline’. De verleiding blijft te groot. Weerstand bieden kost ook energie. Zet ‘m echt uit. En leg ‘m zolang weg op een plek uit het zicht.

Ik moest de laatste tijd* wel. Ik werd verliefd op iemand en wachtte steeds op een nieuw bericht. Funést gewoon. Toen heb ik mijn telefoon uitgezet. Hop! Ik heb nog nooit zoveel werk af gekregen. (*2014)

3.     Gooi gelijk wat apps van je foon

Tegenwoordig heb je voor alles een app. Superhandig toch?

Maar voor je het weet ben je van alles aan het bijhouden. Want meten = weten. Spellen zijn verslavend. En alles is competitie.

Dus houd je in Strava bij hoeveel kilometers je wandelt, in VirtuaGym hoeveel calorieën je hebt gegeten, en in SleepCycle of je wel genoeg slaap pakt.

Als je daar in doorschiet, heb je een dagtaak aan het bijhouden ervan en kom je niet meer toe aan wat je echt met je tijd had willen doen.

4.     Werk een dag offline

Schrijver Marcel van Driel gebruikt Cold Turkey als hij wil schrijven. Dan kan hij niet op social media.

Ik werkte af en toe bij troostdichter Boudewijn Betzema op kantoor. Die had daar geen internet. Zalig. Vreselijk. Ik slinger heen en weer tussen deze gevoelens. Wat wel aangeeft wat een impact het heeft, online (kunnen) leven.

Als je dit herkent, dit hele artikel over zappen, verleiding, weerstand bieden, en je hebt werk liggen waarbij je je moet concentreren voor langere tijd, ga met je laptop naar een café zonder wifi. Bestel gelijk de enige app die offline het best tot zijn recht komt: appeltaart.

5.     Standaardiseer spul

Er zijn tal van terugkerende taken die je kunt automatiseren of standaardiseren.

Maak een format of sjabloon van je offertes. Of beter nog, maak producten, zodat je niet meer hoeft te offreren. Als je vaak dezelfde vragen krijgt, begin een webpagina met veelgestelde vragen (faq). Stel een bevestigingsmail op die je steeds opnieuw kunt versturen. Van die dingen.

6.     Grote projecten? Kleine stappen

Na het inplannen van je vrije tijd komt het inplannen van de grote dingen die je wilt doen binnen je bedrijf. Ook dat doe je voor een heel jaar. Want de tijd vliegt, en ondertussen komt er van alles voorbij dat je aandacht opslokt. Zo raak je van je eigen wensen verwijderd.

Senior UX-designer Edwin de Kuiper. zegt: pak een groot project en knip het op in hoofdtaken. Bijvoorbeeld:

• bedenken/ontwikkelen

• testen

• promoten

Onder die hoofdstukken vul je alle kleine taken in die gebeuren moeten. Bij promoten bijvoorbeeld, wanneer en hoe vaak je begint met melding maken van je nieuwe project in je nieuwsbrief, op social media, op netwerkbijeenkomsten, op je website, enzovoorts. Schat het aantal werkdagen in dat je ermee bezig bent. Pak een begindatum en je weet ook de einddatum, op basis van het aantal werkdagen. Voor je er erg in hebt, weet je precies waarmee je wanneer moet starten. En omdat je het in kleine taken hebt opgeknipt, lijkt wat eerst groot en onbereikbaar was opeens haalbaar.

7.     Maak er een potje van

Als je voor je gevoel midden in ‘de troep’ zit, de chaos die het dagelijks leven soms kan zijn, dan ben je wel eens je connectie met je grootse dromen en plannen kwijt. Of je hebt er geen vertrouwen meer in dat ze werkelijkheid gaan worden. Je situatie voelt als een wachtkamer waar je niet uit komt.

Daarom maak je een potje. Met briefjes erin met erop al je verlangens, al je plannen. Het mag ook een moodboard zijn of een mindmap of een lijst in Evernote.

Als je maar een oogje op je wensen kunt houden.  Zodat je weet: dááraan wil ik tijd besteden, hier wil ik werk van maken.

En dan nu de reclame

Geef mij je chaos, ik help je structureren en prioriteren. Dat kan via mijn korte coachingstraject Focus op je Focus, zodat je rust en overzicht krijgt.

Hier de ervaringen van Maarten en Margot, die tijd of werk tekort kwamen.

Ik werkte dit artikel voor het laatst bij op 13 oktober 2021. Ik schreef het in juli 2014.